La presente política explica cómo Ko-One recolecta, usa, almacena, comparte y protege los datos personales tratados a través de su sitio web y de las secciones asociadas al servicio. Su contenido está redactado en lenguaje claro para que cualquier titular pueda entender qué información se trata, para qué se utiliza y cómo ejercer sus derechos.
Canal principal para consultas, reclamos o ejercicio de derechos: [email protected].
1. Identificación pública y alcance
Para efectos de esta política, Ko-One es la denominación pública bajo la cual se ofrece el servicio y se atienden las comunicaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales vinculados al sitio.
Esta política aplica a la información recolectada a través del sitio web, de los módulos autenticados y de los canales de atención habilitados por Ko-One para asuntos relacionados con acceso, soporte y ejercicio de derechos del titular.
Canal de contacto: [email protected].
2. Marco normativo aplicable
Esta política toma como referencia la normativa colombiana sobre protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las disposiciones complementarias que resulten aplicables.
3. Datos personales que pueden ser tratados
- Datos de identificación y contacto suministrados por el titular, como correo electrónico, nombre de usuario y la información que voluntariamente entregue al solicitar soporte o recuperación de acceso.
- Datos necesarios para autenticación y control de acceso, incluidos los asociados al inicio de sesión, a la administración de permisos y a la vinculación de la cuenta con servicios de autenticación de terceros cuando el usuario decida utilizarlos.
- Datos técnicos de navegación y de sesión necesarios para mantener la seguridad del sitio y prevenir usos no autorizados.
- Información relacionada con solicitudes de acceso a secciones o recursos del servicio, cuando sea necesaria para gestionarlas.
Ko-One no tiene como finalidad recolectar datos sensibles ni datos de menores de edad. Si el titular llegara a suministrar información adicional por iniciativa propia a través de un canal de soporte, esta solo será tratada en la medida estrictamente necesaria para atender la solicitud.
4. Finalidades del tratamiento
- Crear, mantener y administrar cuentas de usuario.
- Permitir el inicio de sesión, la recuperación de acceso y la operación regular del servicio.
- Gestionar permisos sobre secciones o recursos del sitio, así como las solicitudes de acceso asociadas a ellos.
- Atender peticiones, consultas, reclamos, incidencias técnicas y comunicaciones de soporte.
- Prevenir accesos no autorizados, proteger la seguridad del sitio y mantener registros necesarios para control y soporte.
- Cumplir deberes legales, contractuales o requerimientos válidos de autoridad competente.
5. Autorización del titular
Cuando la ley así lo exige, Ko-One solicita y conserva la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales. Dicha autorización se entiende limitada a las finalidades legítimas, específicas e informadas en esta política o en el aviso de privacidad correspondiente.
No obstante, podrán aplicarse las excepciones legales en los casos en que la autorización no sea necesaria conforme a la legislación vigente.
6. Derechos del titular
El titular de los datos personales puede ejercer, entre otros, los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea procedente.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar consultas y reclamos, así como solicitar la supresión del dato o la revocatoria de la autorización cuando ello proceda legalmente.
- Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Ko-One, cuando considere vulnerados sus derechos.
7. Consultas, reclamos y ejercicio de derechos
El canal habilitado para la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con protección de datos personales es el correo [email protected].
Para una atención adecuada, la solicitud debe identificar al titular o a su representante, describir con claridad la petición y, cuando sea necesario, aportar los soportes que correspondan.
- Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo. Si no fuere posible responder dentro de ese término, se informará la causa de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
- Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo. Si no fuere posible responder dentro de ese término, se informará la causa de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no superará ocho (8) días hábiles adicionales.
8. Cookies y tecnologías similares
Ko-One utiliza cookies y mecanismos técnicos equivalentes necesarios para el funcionamiento del sitio, la autenticación de usuarios y la protección de la sesión.
Si en el futuro Ko-One incorpora tecnologías no esenciales para la operación del servicio, actualizará esta política y adoptará las medidas de información o autorización que resulten exigibles.
9. Circulación, transmisión y compartición de datos
- Ko-One podrá compartir datos personales con proveedores tecnológicos o encargados que deban tratarlos por cuenta del servicio para soportar funciones de autenticación, infraestructura, seguridad o continuidad operativa.
- También podrá suministrar información a autoridades competentes cuando exista deber legal o requerimiento válido.
En todo caso, Ko-One no comercializa datos personales ni los divulga de manera indiscriminada al público.
10. Transferencias internacionales
Cuando para la operación del servicio se utilicen proveedores ubicados fuera de Colombia o que impliquen tratamiento internacional de datos, Ko-One procurará que dicho tratamiento se realice de acuerdo con la normativa aplicable y bajo condiciones razonables de seguridad y confidencialidad.
11. Conservación de la información
- Los datos personales se conservarán durante el tiempo que resulte razonable y necesario para cumplir las finalidades aquí informadas.
- Cuando exista una obligación legal o contractual de conservación, Ko-One mantendrá la información por el término exigido por dicha obligación.
- Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y cuando no exista deber legal o contractual de conservar la información, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados según corresponda.
12. Seguridad y confidencialidad
Ko-One adopta medidas razonables de seguridad de carácter técnico, humano y administrativo para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
El acceso a la información personal se limita a quienes deban conocerla para la operación, administración, soporte o cumplimiento de obligaciones relacionadas con el servicio.
13. Datos de niñas, niños y adolescentes
Ko-One no está dirigido a niñas, niños o adolescentes y no busca tratar deliberadamente este tipo de datos. Si se detecta un tratamiento que involucre a un menor de edad en contravía de la ley o sin la autorización correspondiente, se adoptarán las medidas necesarias para revisar y, en su caso, suprimir la información.
14. Vigencia y cambios de la política
La presente política rige a partir del 20 de junio de 2026. Ko-One podrá actualizarla cuando cambien las finalidades del tratamiento, los canales de atención, los proveedores que intervengan en la operación del servicio o las obligaciones legales aplicables.
La versión vigente será la publicada en esta misma URL. Las bases de datos asociadas al servicio tendrán la vigencia necesaria para cumplir las finalidades aquí descritas y las obligaciones legales o contractuales que correspondan.